Tổ chức sự kiện: Những lỗi cơ bản nhất khi lên kế hoạch cho sự kiện

Quá trình tổ chức sự kiện luôn cần người tổ chức phải có sự chuẩn bị thật sự kỹ càng với sách lược được hoạch định rõ ràng, cụ thể. Trong đó, có những lỗi cơ bản mà trong quá trình tổ chức các người tổ chức rất thường mắc phải và cần tránh như sau.

Trong các cách làm marketing phổ biến hiện nay thì tổ chức sự kiện (tổ chức event) là hình thức phổ biến nhất. Đây cũng là hình thức mang lại cho công ty, doanh nghiệp hiệu quả quảng bá event, quảng bá cho SP & DV rất cao và rất nhanh chóng. Để tổ chức sự kiện thành công và đạt hiệu quả marketing mong muốn thì nhà tổ chức sự kiện nên lưu ý 3 điểm sau đây.

Quá trình tổ chức sự kiện luôn cần người tổ chức phải có sự chuẩn bị thật sự kỹ càng với sách lược được hoạch định rõ ràng, cụ thể. Trong đó, có những lỗi cơ bản mà trong quá trình tổ chức các người tổ chức rất thường mắc phải và cần tránh như sau.

 

Một sự kiện thành công cần đảm bảo nhiều yếu tố

Hợp đồng không rõ ràng

Nếu bạn đảm nhiệm nhiệm vụ ký kết hợp đồng với công ty tổ chức sự kiện thì chắc chắn rằng bản hợp đồng đó phải rõ ràng, kịch bản chặt chẽ và không thể bắt bẻ nếu có phát sinh về sau. Đồng thời khi viết hợp đồng người soạn thảo cũng không được sử dụng những cụm từ mang yếu tố chủ quan như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.

Hợp đồng cần có lợi cho cả 2 bên ký kết, nhưng đặc biệt cần để ý đến những khoản đền bù, vi phạm hợp đồng - điều này cần được nêu rõ trong hợp đồng.

Thời gian tổ chức không phù hợp

Trước khi bắt đầu việc chốt lịch thời gian tổ chức của sự kiện thì các bạn buộc phải phải kiểm tra xem thật kỹ xem ngày hoặc thời gian tổ chức sự kiện của bạn có trùng với bất cứ dịp nghỉ hay các sự kiện khác hay không, để có thể tránh việc trùng ngày. Gây khó khăn cho khách mời của event và thậm chí là event sẽ không có người tham gia.

Bên cạnh đó cần quan tâm tới yếu tố thời tiết như nắng mưa, gió... vì những yếu tố này sẽ ảnh hưởng rất lớn nếu bạn tổ chức sự kiện ngoài trời.

Địa điểm sự kiện không được khảo sát chính xác

Tùy vào tính chất của những sự kiện khác nhau và ý tưởng, kịch bản của event mà event sẽ được tổ chức ở những địa điểm khác nhau. Một số địa điểm thường được chọn như công viên, bãi biển, tòa chung cơ, trung tâm mua sắm... Vì thế điều tất yếu là bạn nên kiểm tra trước về địa điểm cũng như kiểm tra các hạng mục khác nhau của địa điểm có thể đáp ứng được những yêu cầu khác nhau của sự kiện hay không như địa điểm có đủ rộng để bố trí âm thanh, ánh sáng, treo băng rôn. Tránh sự khảo sát sai lầm khi quyết định sự kiện ở địa điểm thiếu không gian trong khi xunh quanh lại có địa điểm tốt hơn rất nhiều

Nếu tổ chức ngoài trời thì thì có phải dùng liều bạt, nhà không gian hay không…. Việc kiểm tra trước về địa điểm cũng giúp các bạn sẽ sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.

  

-----------------------

 http://mtd.com.vn/to-chuc-su-kien-nhung-loi-co-ban-nhat-khi-len-ke-hoach-cho-su-kien.html

-----------------------o0o-------------------------

Mọi chi tiết xin liên hệ :
 

CÔNG TY CP MTD VIỆT NAM

Số 2/346 Vĩnh Hưng – Hoàng mai – Hà Nội

Website : www.mtd.com.vn Mail : mtdjsc@gmail.com

Hotline : - 043.9999.246 - 096.9669.246