Khi tổ chức một sự kiện, đặc biệt là những sự kiện lớn, cần sự chuyên nghiệp và có sự ảnh hưởng tầm cỡ tới chiến lược hay sự khởi đầu của công ty, thì lựa chọn đúng một công ty sự kiện chuyên nghiệp sẽ đảm bảo thành công cho sự kiện tăng cao và tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh.
Bạn đang muốn thuê một công ty tổ chức sự kiện thì hãy tham khảo yếu tố sau đây để đưa ra lựa chọn đúng đắn.
1. Cách thức của sự kiện
Cách thức của sự kiện thường gắn liền với mục tiêu, mục đích của sự kiện của bạn. Bạn muốn đưa sản phẩm mới ra thị trường, tạo thêm niềm tin của khách hàng hay một sự kiện để kích hoạt bán hàng... Mỗi hình thức sẽ có những cách tổ chức khách nhau, bạn hãy đưa ra phương hướng, mục tiêu của sự kiện để trao đổi với nhà tổ chức sự kiện.
Nhiều người cho rằng cứ để cho nhà tổ chức sự kiện tự làm theo cách của họ vì mình không phải người chuyên về kiện. Tuy nhiên sau đó họ khám phá ra rằng những ý tưởng mà nhà sự kiện đề xuất đều không như họ mong muốn. Bạn muốn một sự kiện thật hoành tráng, nhiều người biết đến thì hãy yêu cầu nó có những gi để hoành tráng và làm nó ở đâu để nhiều người biết đến. Hãy nghe những lời tư vấn của nhà tổ chức sự kiện và dựa vào điều kiện hiện tại của công ty mình để đưa ra những lựa chọn hợp lý.
2. Cung cấp thông tin đầy đủ và chi tiết cho các đơn vị dự thầu
Thông thường các công ty tổ chức sự kiện đều có các bản sự kiện Briefing của riêng mình để khai thác những thông tin bắt buộc thiết để làm các chiến lược và hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên một nhà mời thầu chuyên nghiệp sẽ chủ động cung cấp các thông tin, yêu cầu cụ thể... nhằm giúp agency nắm bắt vấn đề một phương pháp tốt nhất. Trong buổi RFP (request for proposal), bạn hãy cung cấp càng đầy đủ, chi tiết càng tốt các thông tin như mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham dự mục đích, các mục đích cần đạt được qua sự kiện, ý tưởng, thông điệp cần truyền tải, những hoạt động cơ bản phải có, những yêu cầu cơ bản đối với nhà tổ chức.
3. Đặt thời gian hợp lý
Có thể vì nhiều lý do, như ngày diễn ra sự kiện đang tới gần, sự hối thúc của cấp trên... nhiều người đòi hỏi nhà sự kiện của mình cần gửi gấp kế hoạch báo giá trong 1, 2 ngày. Việc này làm cho các công ty sự kiện không thể đầu tư về chất lượng hồ sơ dự thầu. Thông thường, để tổ chức một event, chúng ta cần có sách lược hay ít nhất là mục tiêu trước đó một vài tháng rồi, sự cập rập, gấp gáp còn biểu hiện sự thiếu uy tín của bạn. Thời hạn tốt nhất để yêu cầu kế hoạch cho sự kiện là 1 tuần.
4. Chính xác về ngân sách
Nhiều người ngại nói về ngân sách trong buổi mời thầu. Họ nói rằng "Các ông cứ thỏa sức lập chiến lược và trình bày ý tưởng tốt nhất, chúng tôi sẽ xem xét và cân nhắc phương án phù hợp với ngân sách". Thế là các công ty sự kiện bắt đầu đề xuất một kế hoạch thật hoành tráng với mức ngân sách vượt quá giới hạn mà bạn thầm định ra rất nhiều lần.
Hãy yêu cầu một bản báo giá rõ ràng, cụ thể cho từng hạng mục có trong bản kế hoạch cho sự kiện. Đặc biệt hãy quan tâm tới các khoản chi phí dự trù trong khi sự kiện diễn ra. Khoản chi phí này càng ảnh hưởng lớn nếu sự kiện của bạn diễn ra dài ngày. Hãy nêu rõ vấn đề này trong hợp đồng của 2 bên.
5. Đánh giá năng lực của công ty sự kiện
Đánh giá năng lực của công ty sự kiện qua một bản profile và báo giá hay qua một buổi thuyết trình không hề là việc dễ dàng. Một số công ty đánh giá công ty sự kiện dựa trên độ chuyên nghiệp của tên tuổi, nhưng điều này không phải luôn luôn là đúng. Một công ty sự kiện có tên tuổi trên thị trường có thể tổ chức nhiều sự kiện rất thành công, nhưng ê kíp hay nhà thầu phụ tổ chức những sự kiện trước đó có thể lại không phải là người tổ chức event lớn hiện giờ cho bạn. Như vậy sẽ vẫn có những rủi ro nhất định, hãy tìm hiểu kỹ về người sẽ trực tiếp điều phối sự kiện của bạn nếu nó được họ tổ chức.
Một số doanh nghiệp đánh giá dựa trên kinh nghiệm họ đã làm những event tương tự. Điều này có vẻ an toàn, nhưng thông qua một vài hình ảnh và lời giới thiệu về sự kiện trước đó họ làm, bạn có chắc họ làm hoàn toàn tốt những sự kiện đó và không mắc phải sai lầm trong event của bạn? Hiệu quả nhất là khi có dịp tham dự một sự kiện nào đó, nếu bạn hài lòng về công tác tổ chức, hãy tìm cách có được thông tin về công ty tổ chức nó và lưu lại thông tin liên lạc để mời họ tổ chức sự kiện cho bạn.
-----------------------
-----------------------o0o-------------------------
Mọi chi tiết xin liên hệ :
CÔNG TY CP MTD VIỆT NAM
Số 2/346 Vĩnh Hưng – Hoàng mai – Hà Nội
Website : www.mtd.com.vn Mail : mtdjsc@gmail.com
Hotline : - 043.9999.246 - 096.9669.246
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét