Khách mời, khách tham dự đóng vai trò quan trọng trọng sự thành công của mỗi sự kiện. Bạn cần lựa chọn, lên kế hoạch sự kiện chu đáo về địa điểm và thời gian để thuận lợi cho khách mời có thể tới dự sự kiện hay khách tham dự, tham gia vào sự kiện tối ưu nhất.
Tuy vậy vẫn có nhiều tình huống rủi ro xảy ra như số lượng khách mời quá ít hoặc khách tham gia quá đông, hay xảy ra biến cố ở khách mời... Một vài giải pháp sau đây sẽ giúp bạn có thể giải quyết nhanh các sự cố này.
Quản trị khách mời, người tham sự ngay từ khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Việc đầu tiên bạn cần lên danh sách các khách mời theo thứ tự ưu tiên để dễ dàng cho việc chăm sóc. Đối với các sự kiện mở bán sản phẩm, dự án, hội nghị khách hàng... việc lên danh sách này càng quan trọng hơn. Cần gửi thiệp mời cho khách trước 1 tuần và trước một, hai ngày diễn ra sự kiện hãy liên hệ với khách mời để chắc chắn họ có thể tham dự hay không.
Với các sự kiện hoạt náo, khai trương, ra mắt sản phẩm mới... cần số lượng khách tham dự nhiều, chủ yếu là người dân xung quanh hoặc người có mặt tại địa điểm diễn ra sự kiện, bạn cần lựa chọn tốt địa điểm và thời gian cho sự kiện, thường thì các sự kiện này được tổ chức ở trung tâm thương mại, khu vui chơi, công viên và vào các ngày cuối tuần.
Khách mời quá ít so với kế hoạch
Đối với sự kiện là các buổi hội thảo, hội nghị, mở bán dự án nhưng có quá ít khách mời đến hoặc là do họ đi quá muộn so với kế hoạch đưa ra, hãy chủ động liên hệ và nhắc nhở khách về sự kiện. Trong thời gian khách đến muộn bạn có thể linh động cho người công ty vào ngồi thay ghế hoặc tìm kiếm từ nguồn ở ngoài.
Với những sự kiện tổ chức ngoài trời nhưng gặp thời tiết xấu như mưa, có gió to, khách tham dự không thể tới được hoặc không có chỗ đứng, hãy nhanh chóng điều động để lắp thêm nhà bạt hay dù khổ lớn để bao rộng không gian lớn cho sự kiện.
Khách mời quá đông so với dự kiến
Với tình huống khách tham dự quá nhiều, để khắc phục tình trạng này phân luồng họ thành các nhóm nhỏ để tham dự các hoạt động của chương trình, tránh sự tập trung quá đông khiến ùn tắc ở khu vực chính. Bên cạnh đó cần bổ sung thêm bảo vệ cho sự kiện.
Còn lượng khách mời quá đông trong các sự kiện hội nghị sẽ dễ dàng xử lý hơn. Bạn có thể giải quyết vấn đề này đơn giản bằng cách yêu cầu sắp xếp thêm một vài chiếc bàn và ghế cũng như chuẩn bị thêm thức ăn cho lượng khách ngoài dự kiến, bởi vì lượng khách dôi ra này vẫn nằm trong khả năng kiểm soát của bạn với việc bạn mời họ qua thư mời hoặc thông báo,…
Có va chạm, bạo lực giữa các khách mời
Đối với những sự kiện mang tính chất cộng đồng, số lượng khách mời thường rất lớn, để sự kiện được diễn ra tốt đẹp, bạn cần chuẩn bị tốt đội hình bảo vệ tốt nhất để phòng tránh những sự cố lộn xộn có thể xảy ra. Đối với những xô xát, mâu thuẫn hay sự bạo lực quá lớn vượt quá tầm kiểm soát của bạn, gọi điện cho cảnh sát đến để giúp trấn áp đám đông là giải pháp tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng cần huy động thêm đội ngũ bảo vệ của địa điểm có sự hỗ trợ để các tình huống quá khích được hạn chế không dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
---------------------------------
-----------------------o0o-------------------------
Mọi chi tiết xin liên hệ :
CÔNG TY CP MTD VIỆT NAM
Số 2/346 Vĩnh Hưng – Hoàng mai – Hà Nội
Website : www.mtd.com.vn Mail : mtdjsc@gmail.com
Hotline : - 043.9999.246 - 096.9669.246
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét