Hội thảo là một event được nhiều công ty, doanh nghiệp, trường đại học… lựa chọn khi cần sự đóng góp, lấy ý kiến của khách hàng hoặc giới thiệu thông tin, sản phẩm mới đến đại đa số đối tác. Một buổi hội nghị thành công khi thu hút được nhiều khách mời tham dự, có tính quảng bá lớn hơn.
MTD VietNam với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, đặc biệt là các buổi hội thảo, chúng tôi hiểu được những bước cần thực hiện, hiểu rõ ý định và các bước chuẩn bị mà một hội nghị của quý đối tác cần. Để buổi hội nghị thành công, MTD xin đưa ra một số bước cơ bản cần làm như sau:
1. Các công tác chuẩn bị
- Lập ban tổ chức và văn phòng hội thảo.
- Chọn lựa ngày, tháng, thời gian tổ chức hội nghị.
- Soạn thảo lịch trình, sách lược, chương trình nghị sự.
- Chọn địa điểm.
- Thông báo cho các thành viên, khách mời.
- Chuẩn bị tài liệu.
- Chuẩn bị phương tiện, âm thanh sánh sáng...
- Nghiên cứu kỹ các thủ tục nghi thức cho ưng ý.
- Bố trí các nhóm chuyên trách (kiểm diện, tặng hoa, đón hoa, hướng dẫn, phục vụ...).
- Tiếp xúc các diễn giả (nếu là hội nghị, hội thảo).
- Triển khai một số công tác với giới thông tin đại chúng (nếu cần).
- Sắp xếp các công đoạn ăn uống, thuê nhân sự (nếu có).
- Sắp xếp phương tiện đi lại, nơi nghỉ,... cho các thành viên (nếu từ xa tới).
- Tính toán, dự trù kinh phí (rất quan trọng).
2. Những công tác khi tiến hành hội thảo
- Quán xuyến điều hành công việc phục vụ, các phát sinh, các tình huống gián đoạn.
- Đội ngũ PG chuyên nghiệp, ăn mặc đẹp để đón tiếp khách.
- Nhân viên đón nhận hoa.
- Đội ngũ nhân viên am hiểu, tháo vát để hướng dẫn khách những phút đầu.
- Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên kịch, in ấn.
- Buộc phải bố trí một thành viên bám sát công tác của các nhà báo (nếu có).
- Để ý chu đáo những công tác khi bế mạc.
3. Sau hội nghị
- Viết thư cám ơn diễn giả, khách mời.
- Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị.
- Hoàn chỉnh và thông qua biên bản hội nghị, sao gởi các nơi liên quan.
- Theo dõi thực hiện các quyết định.
- Chuẩn bị thông tin cho cuộc hội thảo sau, họp rút nhiều năm tổ chức cuộc hội nghị.
- Các công tác còn lại khác như: chuyển trả các thiết bị (có lấy xác nhận).
- Thanh toán các khoản tiền, đối chiếu, quyết toán.
Quy mô lớn hơn, khối lượng công tác nhiều do đó khi khi lên chiến lược diễn ra hội nghị của công ty, ban tổ chức bắt buộc cân nhắc chọn đúng người đúng việc, ghi rõ thời hạn kết thúc công tác đảm bảo mọi việc được ăn khớp với nhau, hạn chế trường hợp phát sinh.
-----------------------
-----------------------o0o-------------------------
Mọi chi tiết xin liên hệ :
CÔNG TY CP MTD VIỆT NAM
Số 2/346 Vĩnh Hưng – Hoàng mai – Hà Nội
Website : www.mtd.com.vn Mail : mtdjsc@gmail.com
Hotline : - 043.9999.246 - 096.9669.246
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét